Comparatif des outils d’organisation : organisez vos journées comme il se doit !

C’est lundi, 11 heures.

Le téléphone de Jérémy sonne. Jérémy, encore groggy de son week-end prolongé, décroche. Au bout du fil, son client.

“Bonjour, j’espère que vous allez bien. Je voulais savoir où vous en étiez sur l’avancée de l’article complémentaire demandé dans mon email du 4/05 ? Nous avons hâte de le lire !”
*Silence*
– Ah oui tout à fait, il est en relecture, je vous l’envoie dès demain !”

Et c’est ainsi que Jérémy se retrouve à réorganiser sa journée complète pour rédiger cet article qu’il a complètement oublié depuis 1 mois.

On ne va pas se mentir : l’oubli, ça peut arriver à tout le monde.

Mais en réalité, avec les bons outils d’organisation, ça peut aussi n’arriver à personne !

Quand on bosse en tant que rédacteur web, on est multi-plateformes.

Le client A nous envoie ses demandes par mail.
Le client B préfère utiliser Slack.
Le client C, quant à lui, a un faible pour le suivi sur un excel partagé.

Pour éviter de se réveiller en sursaut au milieu de la nuit (ou le lundi matin) en se demandant “Est-ce que j’ai envoyé cet article dont la deadline était hier ?!”, il n’y a qu’une seule solution : l’organisation.

Et l’organisation, ça passe surtout par le choix des bons outils.
Vous vous interrogez sur les meilleurs outils d’organisation à utiliser pour un suivi des missions et des tâches ? Vous êtes au bon endroit : j’ai tout ce qu’il vous faut.

Organiser son quotidien en tant que rédacteur web : une étape incontournable !

Au début de mon activité il y a quelques années maintenant (ça ne nous rajeunit pas tout ça !), j’utilisais un tableau blanc pour organiser mes tâches hebdomadaires.

Tourné face à mon bureau, ce tableau me permettait un suivi à la semaine.
Mais ensuite, il a fallu passer à une organisation au mois : sur une feuille imprimée, je notais mes tâches mensuelles, que je répartissais sur le tableau blanc chaque début de semaine.

Après, j’ai perdu ma feuille, mes stylos Velleda n’ont plus fonctionné, et ça a été l’hécatombe. 💥

C’est suite à cet incident pour le moins désagréable que j’ai décidé de me professionnaliser, en utilisant des outils d’organisation pour mieux gérer mon temps et mes tâches.

Et la vie m’a souri à nouveau (je suis d’humeur poétique aujourd’hui). 🪶

L’organisation quand on est entrepreneur (surtout rédacteur web, avec les diverses missions / exigences / clientèles) c’est la clé de la réussite.
C’est la solution pour assurer un suivi au poil, ne manquer aucune info et avoir un bon équilibre entre vie pro et vie perso.
Bref : c’est la solution pour être un freelance accompli.

Et comme nous vivons dans l’incroyable ère d’internet, nous ne sommes plus obligés d’organiser nos semaines sur une feuille !
On peut utiliser des outils. Outils qui sont par ailleurs gratuits (ou très peu chers), et qui peuvent changer le confort de votre quotidien.

Alors dites adieu aux réveils en sursaut, aux journées de panique pour faire rentrer la rédaction d’un article entier et aux sueurs froides : je vous donne la liste des outils d’organisation que j’utilise tous les jours.

Quels outils pour organiser son travail quand on est rédacteur web ?

Vie pro, vie perso : tous les outils que je m’apprête à vous présenter peuvent être utiles dans de nombreuses circonstances. Il ne tient qu’à vous de les découvrir pour vous les approprier, et en faire ce que vous souhaitez.

C’est parti : déroulons la liste des outils incontournables de gestion des tâches en tant que rédacteur ou rédactrice web !

1 – La gestion de projet avec Trello

Trello, c’est ma référence en matière de gestion et de suivi de projet.

Cet outil offre une formule gratuite qui correspond parfaitement à une organisation seul ou à plusieurs ! Le principe est simple : vous créez un espace de travail auquel vous donnez un joli petit nom.

Dans cet espace de travail, vous pouvez ajouter des listes. Chaque liste est en gros une colonne, divisée en autant de cartes que vous le souhaitez.

Par exemple, vous pouvez créer une liste par client : A, B et C.

Chaque liste a un encart officiel qui vous rappelle les consignes et exigences de ce client en particulier. Ensuite, dans votre tableau, vous pouvez créer autant de cartes que vous le souhaitez.

Chaque carte peut porter l’intitulé d’une mission. Par exemple : Articles de blog – Juin.

Ainsi, dans la carte Articles de blog – Juin du client A, vous savez ce que vous allez devoir mettre : les thématiques, les mots clés, les orientations à prendre, la date de rendu…

Vous pouvez même programmer des deadlines avec des rappels, pour avoir un dernier avertissement sur la date de rendu qui approche.

Ce grand tableau collaboratif est idéal pour travailler en groupe : vous avez un visu transversal sur toutes les missions en cours de tous les clients. Et chaque personne ajoutée sur ce tableau peut intervenir, ajouter ses informations, son suivi, ses avis…

Le tableau collaboratif parfaitement organisé par excellence !

2 – Le calendrier éditorial avec Notion

Notion fonctionne un peu comme Trello, dans le principe. Personnellement, je trouve qu’il a une navigabilité plus fluide : vous pouvez classer les missions par thématique, ce qui vous permet un suivi idéal dans toutes vos spécialisations.

Si vous êtes community manager et rédactrice web, vous pouvez ainsi avoir un encart pour chaque casquette. Et la navigation entre les deux est on ne peut plus simple !

Personnellement, je l’utilise comme grand calendrier éditorial. Parce que ce que j’apprécie plus que tout, c’est la possibilité de classer les missions en fonction de leur avancée : les idées brutes, les articles en rédaction, rédigés, publiés…

Au niveau du suivi de la publication des articles de blog (et / ou des publications sur les réseaux), je trouve que c’est vraiment un outil collaboratif du tonnerre. ⚡️

Notion vous offre ce qu’un calendrier papier ne pourra jamais vous offrir : la flexibilité !

3 – La mesure du temps avec Toggl

Si vous facturez vos clients selon un forfait horaire, vous devez le savoir : mesurer le temps que vous passez sur une mission peut être compliqué.

La réponse à un simple mail peut engendrer environ 20 minutes de recherche pour répondre à une question spécifique.
De la même manière, la rédaction d’un article peut vous prendre 3 heures comme une petite heure, en fonction de votre inspiration.

Et on ne pense pas toujours à regarder l’heure qu’il est, et donc le temps que l’on a passé sur la mission en question.

Avec Toggl, ce n’est plus un problème. Cet outil vous permet de mesurer, exactement, le temps que vous passez sur chaque tâche. Ce qui vous permet de rentrer dans vos frais, et de faire des factures à la hauteur du travail fourni.

Toggl, c’est aussi le meilleur outil si vous vous essayez à la loi de Pareto. La loi de Pareto est simple : c’est une structure organisationnelle selon laquelle 20% de vos actions doivent fournir 80% des résultats que vous obtenez.

L’idée globale est de diviser chaque grande mission en plusieurs tâches, pour identifier la partie qui aura le plus grand impact en ce qui concerne les résultats attendus.

Cette loi peut être appliquée sur votre productivité au quotidien : 20% de ce que vous faites va engendrer 80% des résultats que vous obtiendrez.

Mais c’est aussi une loi que l’on peut retrouver au niveau financier : 20% de vos clients doivent vous rapporter 80% de vos revenus.

En matière de gestion de temps, il n’y a pas mieux que Toggl !

4 – La communication interne avec WhatsApp

Mais comment communiquer au sein des équipes ?

Non, vous n’allez pas créer d’encart “Communication” sur Notion ou Trello. Par contre, vous pouvez faire comme moi, et utiliser le réseau classique avec WhatsApp !

Créez des conversations pour chaque branche d’une mission avec les personnes intéressées. Ainsi, vous obtenez un canal privilégié pour fournir des informations claires et précises sur une thématique spécifique.

Les autres personnes qui se trouvent sur ce canal peuvent plus facilement savoir de quoi vous parler, et les résultats ne se font pas attendre.

Sans oublier que vous pouvez effectuer une recherche de mot clé dans la conversation, pour retrouver les messages sans difficulté.

Si vous êtes en quête de quelque chose de plus formel et officiel, Slack fait aussi très bien l’affaire.

Le petit + :
En dehors des communications formelles au sein des équipes, vous pouvez aussi utiliser WhatsApp pour faire des blagues et créer une bonne cohésion en interne. Personnellement, je trouve qu’avoir un canal informel est particulièrement important pour maintenir une bonne entente entre tous les membres.

Ce n’est pas très productif sur le coup, mais quand c’est drôle, le jeu en vaut la chandelle ! (et faire rire les équipes, c’est toujours productif sur le long terme)

Et qu’en est-il du bon vieil agenda ?

Bon nombre de rédacteurs web sont plus “papier”. Et je comprends : on peut avoir plus de facilité à intégrer ce que l’on écrit sur papier, que ce que l’on crée de manière informatique.

Mais en toute honnêteté, à mon sens l’utilisation d’un agenda ou de calendriers papier n’est pas durable. Tout simplement parce qu’au fil de l’évolution de votre entreprise, cette dernière va grandir.

Ce qui veut dire que vos missions vont évoluer, se diversifier et avoir plus d’implication dans le temps. En utilisant un agenda papier, vous n’avez qu’une vision fragmentaire de vos missions.

Avec des outils d’organisation informatiques, vous pouvez avoir une vision transversale de l’ensemble. Et surtout, vous pouvez rassembler au même endroit votre organisation, et le suivi des tâches !

Ce qui évite de diviser votre attention, de ne plus savoir où vous en êtes et d’oublier des missions.

Les outils d’organisation du temps : le B.A-BA pour garder le rythme quand on est rédacteur web !

Selon la loi de Parkinson, pour éviter de procrastiner, tout est question d’organiser vos tâches dans un temps spécifique.

Et pour ce faire, rien de mieux que les outils. Organiser son travail, c’est la base de la réussite de tout entrepreneur, dans le domaine de la rédaction web ou ailleurs. Commencez par découvrir les quelques outils dont je vous ai parlé, et intégrez-les dans votre quotidien !

Vous verrez : la différence se fera immédiatement sentir sur votre tranquillité d’esprit.